Un tiers des fonctions finance a fait l’expérience de la robotisation

Etude Mazars « Automatisation de la fonction finance – Tendances du marché »

La fonction Finance a fait l’objet de vagues successives de transformations : la suite Office dans les années 90, le déploiement d’ERP au début des années 2000 puis la réorganisation massive avec appel à l’externalisation ou à la mise en place de Centres de Services Partagés.

En France, l’année 2018 a confirmé un intérêt fort du marché de la RPA (Robotic Process Automation) qui continue de se structurer avec des acteurs qui réussissent des levées de fonds record.

Mais où en est le marché en matière de déploiement ? Quelle perception en ont les acteurs ? Quels sont les retours d’expérience ?

L’étude Mazars « Automatisation de la fonction Finance », qui a interrogé 136 entreprises, dresse l’état des lieux de cette diffusion progressive de l’automatisation dans la fonction Finance.

• 91% des directions financières interrogées estiment que la robotisation va transformer la fonction Finance
• Trois quarts de notre panel estime que la robotisation est inéluctable, révolutionnaire (35%) voire anxiogène (23%)
• 1 tiers des directions financières ont testé une solution de RPA
• L’adoption s’accélère : 26% des fonctions Finance ont mené des projets en 2017 contre 44% en 2018
• Parmi les early-adopters, deux tiers des Proof of Concept (POC) ont été menés à bien et ont pu être transformés en solution pérenne dans l’entreprise
• 77% sont prêts à renouveler l’expérience

« En proposant de transformer rapidement les tâches simples, répétitives et à faible valeur ajoutée, en programme informatique, la RPA s’inscrit dans un mouvement d’accélération digitale et d’évolution du monde du travail. Elle se diffuse dans les organisations de façon grandissante puisque le nombre de projets est en nette progression : 44% des directions financières ont mené des projets de RPA en 2018 contre 26% en 2017. L’année 2019 devrait quant à elle être celle de la mise en œuvre d’un déploiement massif pour les entreprises bloquées à l’étape du Proof of Concept. Un cap a été franchi avec des directions financières qui auront recours à la RPA soit par conviction, soit par pression concurrentielle. » estime Sébastien Ledent, Associé chez Mazars.

Une prise de conscience certaine et une diffusion des pratiques

91% des entreprises interrogées estiment que la robotisation va transformer la fonction Finance alors que les applications informatiques n’ont d’autre part jamais été aussi performantes en capacité de calcul et de stockage. Dans un contexte concurrentiel fort, trois quarts de notre panel estime que la robotisation est inéluctable, révolutionnaire  (35%). Avec en ligne de mire pour les fonctions Finance : améliorer la fiabilité des données (73%) et réduire la charge de travail des équipes (76%).

Un tiers des directions financières interrogées ont testé une solution de RPA. Parmi les autres, on compte 16% de retardataires, et il reste à convaincre 18% de pragmatiques et 34% de conservateurs. Les projets menés par les directions financières sont en forte évolution sur les deux dernières années : 14% en 2016, 26% en 2017 et 44% en 2018.

Parmi les early adopter, deux tiers des Proof Of Concept ont été menés à bien et ont pu être transformés en solution pérenne dans l’organisation. Pour les autres, 77% sont prêts à renouveler l’expérience.

L’automatisation est ainsi avant tout perçue comme un moyen d’accroître la productivité en gagnant du temps pour 77% des organisations. Elle offre de la fiabilité (60%), permet de simplifier les processus (56%), d’augmenter la sécurité (40%) et de réduire les coûts (33%).

Les RH et la conduite du changement pour augmenter les probabilités de succès

Au sein des organisations ayant réussi leur implémentation, un quart des directions financières expriment des craintes et 23% estiment même qu’elle est anxiogène.

Près de la moitié des fonctions finance interrogées ont dû répondre à la crainte des équipes et du management au cours du projet RPA. Un quart estime que l’expérimentation a été abandonnée à cause d’un blocage des équipes.

Des actions préparatoires sont ainsi déployées au sein des organisations ayant mis en place des projets RPA : 72% d’entre elles ont recouru à la sensibilisation et 67% à la formation. D’autre part 65% des entreprises ont instauré une politique de gestion du changement.

Si la DSI a participé à 91% des projets de RPA pour la fonction Finance, la DRH n’a en revanche été impliquée que dans 28% des cas. Les RH ont pourtant un rôle central à jouer de par leurs capacités d’accompagnement des populations impliquées afin d’obtenir l’adhésion des équipes à la RPA promettant gain de temps et automatisation de tâches répétitives.

Une fois ces craintes et difficultés levées, la RPA devient un projet informatique comme un autre et les retours d’expérience des collaborateurs s’avèrent positifs pour la majorité d’entre eux (81%). Leurs perceptions sont avant tout centrées sur leur vécu et leur environnement de travail immédiat : suppression de tâches répétitives (19%), gain de temps (16%) et gain de valeur ajoutée (14%).

« Rares sont les technologies à transporter avec elles un imaginaire aussi fort que la robotisation et l’intelligence artificielle. L’’émotion singulière (suscitée par le mot robot ou l’assistant digital) est la clé de voûte de tous les projets de la RPA, sans doute parce que toucher du doigt le futur est tout aussi enthousiasmant qu’anxiogène. L’entreprise doit aider ses collaborateurs à surmonter leur appréhension, pour qu’ils voient les opportunités offertes. Cela nécessite une forte implication des Directions RH dans l’accompagnement du changement. » conclut Sébastien Ledent, Associé chez Mazars.

METHODOLOGIE

Le sondage a été effectué en ligne, sur la base de données Mazars et sur le panel propriétaire de YouGov. 136 personnes occupant un poste dans la comptabilité/finance ont été interrogées en France du 25 octobre au 19 novembre 2018.

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